Избавь свою жизнь от хлама! - Меллен Эндрю - Страница 50

Глава 9

Электронная почта. Организация файлов. Социальные сети

Если вы надеетесь, что найдете в этой главе подробные инструкции о том, как пользоваться компьютером, сразу же разочарую вас. Одной главы для этого недостаточно. К тому же немало других книг посвящены именно этому вопросу. А сейчас речь пойдет о том, как правильно организовать содержимое компьютера. Под содержимым я подразумеваю файлы, а не программное обеспечение (приложения или программы). Компьютерные файлы можно рассматривать как современные аналоги бумажных документов – привычных офисных обитателей, покоящихся на стеллажах. Переходя к теме организации компьютерных файлов, я исхожу из того, что вы уже обладаете базовыми навыками работы на компьютере. В общих чертах вам уже известно, что представляет собой жесткий диск, его местоположение в компьютере, и вы ориентируетесь в иерархической системе папок.

Мы не станем модифицировать ваше программное обеспечение, удалять вредоносные программы и оптимизировать компьютер, чтобы он работал быстрее. Мы будем оптимизировать вас, чтобы вы эффективнее работали и быстро находили нужную вам информацию.

Подобно любому другому приспособлению (электродрель, циркулярная пила, посудомоечная машина), облегчающему труд человека, ваш компьютер – инструмент, позволяющий экономить время и облегчать умственный труд. Наша задача – избежать любых ситуаций, когда этот инструмент перестает приносить пользу, превращаясь в обузу и препятствие на пути повышения эффективности. Кроме того, мы хотим выработать у вас привычки, позволяющие плодотворно работать с электронной корреспонденцией и избавить от неправильных привычек. Важно сформировать у вас реалистичные ожидания в отношении электронной почты и правильные представления о временны?х рамках обмена письмами. Это необходимо для того, чтобы вы управляли электронной почтой, а не она управляла вами.

Мы также поговорим о социальных сетях и системах мгновенного обмена сообщениями (Instant Messaging – IM) как о дополнительных ресурсах для общения и более эффективного управления временем. Хотя многие пользуются ими как удобным и «приватным» способом поддержания контактов с друзьями и родственниками, эти ресурсы имеют огромный потенциал для коммуникации. Мало кого из вашего профессионального круга может интересовать, что вы ели сегодня на завтрак, но размещение в социальной сети объявления о личном проекте, который нуждается в поддержке коллег, немедленно привлечет ключевых игроков и четко сформулирует цели для них.

Опыт показывает, что многие новшества либо отбирают у нас остатки свободного времени, либо, наоборот, повышают производительность. Точно так же электронные средства связи, о которых пойдет речь в этой главе, могут либо расширять наши возможности и приносить реальную пользу, либо отнимать последние крохи времени. Очень многое в этом случае зависит от ваших намерений. Многочасовые зависания в Сети или бесконечная и ни к чему не обязывающая болтовня в чатах, возможно, доставляют вам удовольствие, однако не следует забывать, что те же самые инструменты могут принести гораздо больше пользы, если с их помощью, например, отыскивать нужную информацию. Если вы стремитесь к эффективному использованию этих инструментов, но еще не знаете, как этого добиться, обязательно прочитайте данную главу.

Если вы плохо разбираетесь в компьютерах, предлагаю вам изучить литературу по теме или пойти на компьютерные курсы для начинающих (можно сделать и то и другое). Работа на компьютере – не скучная теория, а определенная совокупность и последовательность действий. Освоение техники невозможно без практики. В то время как компьютеры используются в ракетостроении, научиться отвечать на электронную почту или находить веб-сайты с интересующей информацией может практически любой человек, обладающий базовыми познаниями. Требуется лишь освоить определенную, регулярно повторяющуюся последовательность действий, – освоить в такой степени, чтобы довести до автоматизма. Вспомните, как вы очищаете лук от шелухи. Здесь нет никакой премудрости – нужно лишь правильно держать нож и ловко отделять им шелуху. То же самое и с компьютером: чтобы научиться пользоваться им, нужно освоить ряд нехитрых приемов и алгоритмов. (Тем более что, в отличие от чистки лука, при работе на компьютере слезы не будут наворачиваться вам на глаза).

Таким образом, вам потребуется определенная базовая подготовка. Когда вы будете чувствовать себя у монитора комфортно и уверенно, вернитесь к этой главе (я никуда не денусь, обещаю). Надеюсь, что ознакомление с материалом, изложенным ниже, поможет вам выработать правильные навыки пользования компьютером еще до того, как выработаются неправильные. Применение методов, о которых рассказывается в этой главе, помешает хаосу и путанице поселиться на жестком диске и превратить работу на компьютере в пытку.

Что вам понадобится для работы

• Компьютер.

• Доступ в Интернет.

• Таймер или секундомер.

• Изрядный запас терпения!

Электронная почта: что это такое

Электронная почта, часто обозначаемая сокращенно как e-mail – метод обмена цифровыми сообщениями, предназначенный главным образом для использования людьми; система отправки и получения сообщений электронным способом по компьютерной сети.

Электронное письмо – это не сигнал сирены, не система оповещения о чрезвычайных ситуациях и не представитель пожарной инспекции, наведавшийся к вам домой. Это строка символов, переданных электронным способом с целью обмена информацией между людьми (не знаю, можно ли этому верить, но, поговаривают, в некоторых исследовательских лабораториях получателями электронной почты являются шимпанзе).

Если вы не хирург и электронная почта не является для вас единственным способом общения с операционной (что, конечно же, маловероятно), а также если вы не ожидаете поступления крайне важной информации, то вы вовсе не обязаны постоянно проверять почту и срочно отвечать на письма. Иллюзия скорости соблазнительна и заразительна. Но должен подчеркнуть, что практически мгновенное поступление почты в ваш электронный почтовый ящик отнюдь не означает, что надо немедленно отвечать отправителю сообщения. (Возможно, единственным исключением в этом отношении является ведение бизнеса, строго ориентированного на потребности клиентов. В таких случаях клиенты имеют все основания рассчитывать на немедленное получение ответа на любой их запрос.) Вы же не бросаетесь стремглав к телефонному аппарату каждый раз, когда раздается звонок, – в конце концов, если кому-то очень нужно поговорить с вами, он может перезвонить. Так что не будет большой беды, если вы откажетесь от практики ежедневного просмотра входящей корреспонденции и немедленного ответа на каждое сообщение. Не следует также автоматически отождествлять возможность получать электронную почту с высоким социальным статусом человека, имеющего такую возможность: когда речь идет о вопросах национальной безопасности, президент США непосредственно общается с членами объединенного комитета начальников штабов, вместо того чтобы переписываться с ними.