Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич - Страница 64

– Помогайте людям расти. Большинство работников хотят повышать квалификацию, и следует предоставлять им эту возможность.

– Заручайтесь поддержкой. Бизнес меняется каждый день, и в зависимости от того, насколько умело новшества встраиваются в сложившуюся систему, служащие могут сопротивляться им или поддерживать. Поэтому прежде чем производить какие-либо изменения, способные затронуть интересы сотрудников, всегда старайтесь заручиться поддержкой подчиненных.

– Не будьте всезнайкой: тот, кто считает, что у него есть ответы на все вопросы, не имеет никаких шансов для развития личности.

– Не лезьте напролом: поначалу люди будут выполнить ваши требования, но когда давление становится регулярным, появляется раздражение. Чтобы люди охотно подчинялись приказам, создавайте в них мотивацию к действию на их условиях, а не на ваших, проявляйте чуткость.

– Не играйте в политику. Знать нужных людей и уметь добиться от них поддержки – это хороший способ обеспечить будущее, но можно переиграть и поставить под угрозу и свою карьеру, и судьбу предприятия.

– Не укоряйте критикующих сотрудников обвинениями в очернительстве и т. п.

Вот несколько полезных советов по поводу неформального общения с сотрудниками:

– Чаще бывайте с людьми, не отгораживайтесь от подчиненных дверью кабинета.

– Называйте служащих по имени: люди любят, когда их помнят и узнают.

– Держите сотрудников в курсе дел: когда они знают, какие решения, затрагивающие непосредственно их, принимаются наверху, что нового в политике руководства, они и с вами будут делиться информацией о том, что происходит на их уровне.

– Доводите до сведения подчиненных, что вы цените их советы и нуждаетесь в них.

– Прислушивайтесь внимательно к тому, что предлагают подчиненные, и старайтесь быть объективным в оценке.

– Не реагируйте слишком эмоционально, когда кто-то говорит что-нибудь нелицеприятное.

– Умейте слушать: никто с вами не будет разговаривать, если вы не слушаете.

– Не упускайте возможности поблагодарить подчиненного за совет, особенно, если он ценный.

– Неформальное общение – мощный инструмент, которым просто грех не пользоваться. При умелом подходе оно дает ценную информацию, повышает уровень доверия, создает хорошую рабочую атмосферу, укрепляя связи по всей организационной структуре.

Руководители ответственны за успешную деятельность предприятия, поэтому важно, чтобы они завоевали уважение и доверие подчиненных, и те охотно работали под их началом.

В практике зарубежных фирм принято, что основа эффективного руководства – сделать каждого полностью осведомленным о его роли и ответственности, кому он подчиняется, что и как должен делать, где его работа вливается в конечную продукцию. Менеджеру рекомендуют быть выдержанным в отношениях с рабочими, беспристрастным и не предпочитать одних другим. Если рабочие чувствуют, что к ним несправедливо относятся, моральный климат и производительность ухудшаются. Важно установить такую атмосферу, чтобы распределение работы было беспристрастным.

Плохие отношения между руководством и сотрудниками рано или поздно станут отрицательно сказываться на эффективности труда, на удовлетворенности сотрудников работой, на их отношениях с клиентами и на положении предприятия на рынке. Не зря на западных предприятиях “человеческим отношениям”, т. е. отношениям между руководством и сотрудниками, уделяется исключительно большое внимание: от них зависит рентабельность работы предприятия. К сотрудникам любых уровней относятся уважительно, и не дай бог какому-либо начальничку пренебрежительно отнестись к нижестоящему: молчаливая обструкция подчиненных может серьезно осложнить ему жизнь.

Примером стараний отдавать дань уважения каждому за его работу служит вошедший в практику в англоязычных странах термин “cleaning lady” (чистящая леди, леди чистоты). Так называют в фирмах уборщиц даже в штатном расписании. Поясним, что в жизни слово “леди” применяется при особо уважительном обращении, а обычное обращение – “миссис” или “мисс”.

Если рабочий что-то сделал не так, менеджер беседует с ним наедине, чтобы предупредить повторение ошибок. Избегают критиковать и ругать сотрудников, особенно в присутствии других. Степень самоуважения у рабочих развитых стран, поддерживаемых профсоюзами, весьма высока. Автор с огорчением вспоминает случай, происшедший в период его работы в Дании, когда рабочий немедленно уволился, даже не потребовав положенной компенсации только из-за того, что автор, бывший его начальником, повысил на него голос, отчитывая за недостатки в работе. Наши квалифицированные специалисты тоже знают себе цену, и не будут терпеть унижений.

Для руководителя считается обязательным держать слово. Чтобы не утратить доверия подчиненных, он не должен давать голословных обещаний решить вопрос, который по ряду причин решен быть не может. Подчиненные, ежедневно встречающиеся с теми или иными проблемами, нередко предлагают способы их решения. Если система управления поощряет и внедряет такие предложения, моральный климат улучшается и уважение к фирме растет.

Выполнение работ разного типа теми же людьми приводит к ошибкам, дополнительным затратам, снижению производительности. Поэтому избегают объединения, например, сложных работ с быстрым ремонтом, учетных работ с разъездными и т. д. Работу поручают конкретному человеку в объеме, который реально может быть выполнен.

Документальная база предприятия

В целях организации деятельности предприятия и точного выполнения бизнес-процессов и технологий на каждом предприятии разрабатывается собственный комплект документации, регламентирующей деятельность каждого подразделения или службы, выполнение тех или иных процессов.

Вот перечень некоторых документов:

– Устав предприятия;

– Положение о совете директоров или другом органе управления;

– Структура предприятия;

– Положения о каждом подразделении предприятия;

– Штатное расписание;

– Положение о персонале предприятия;

– Основы делового поведения персонала предприятия;

– Примерные правила внутреннего трудового распорядка;

– Инструкция о порядке найма персонала;

– Примерное положение о социальных и трудовых гарантиях и льготах персонала;

– Положение об аттестации работников;

– Положение о производственной бригаде и бригадире;

– Положение о форме и порядке заключения трудовых контрактов;

– Положение об оплате и стимулирования труда персонала;

– Должностные инструкции;

– Производственные инструкции.

Кроме регламентации деятельности подразделений, определяются обязанности и права каждого сотрудника. Для руководителей они закрепляются в должностных инструкциях, для рядовых сотрудников – в трудовых договорах или приложениях к ним. И, наконец, порядок выполнения конкретных действий оформляются в виде производственных инструкций по исполнению, правил, технологических карт, описаний процессов, инструкций по технике безопасности и т. д.

Организация выполнения решений

Организовать выполнение решения – значит, добиться его практического осуществления, предвидя возможные трудности и препятствия, своевременно устраняя их без угрозы для сроков достижения цели.

Одним из условий успешного практического осуществления планов является предварительное выяснение следующих вопросов.

–  Каковы конкретные задачи и кто будет исполнителем каждой?

–  Кто будет направлять, координировать и контролировать решение конкретных задач?

–  Как будет организовано при необходимости взаимодействие или согласование с другими подразделениями пред приятия или с другими фирмами?

–  Каковы промежуточные цели и контрольные сроки их достижения?

–  Каков предельный срок достижения цели?

–  Каковы возможные последствия неудачи?

Делегирование прав и обязанностей

При распределении конкретных задач среди работников сервисного подразделения следует исходить из обязанностей должностных лиц. С целью обеспечения эффективного управления рекомендуют установить четкие командные линии: каждый должен знать, кто его начальник и кто ему подчиняется. Каждый должен иметь только одного начальника, чтобы не было сомнений в том, чьи указания выполнять в первую очередь.