Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена - Страница 27

С точки зрения психологов, рукопожатие может выражать статусные взаимоотношения между приветствующими. Равенство отражают обе ладони в вертикальном положении. Рука, протянутая ладонью вверх, отражает уступчивость. Человек, располагающий свою руку сверху, стремится к превосходству.

Рука, вытянутая в момент рукопожатия прямо, выражает желание выдержать дистанцию с оппонентом и некоторую агрессивность.

Не следует брать на себя инициативу рукопожатия, если вы опоздали, пришли без приглашения или видите, что собеседник торопится.

Протокол

Понятие «протокол» известно со Средних веков, тогда оно обозначало правила оформления архивов и документов.

Современный дипломатический протокол объединяет правила и условности, предписываемые правительствам и официальным лицам в международном общении, включая вопросы этикета и церемониала.

Правила дипломатического протокола сложились исторически, они не являются обязательными к исполнению, однако соблюдение предписанных норм упрощает общение и делает его приятным, вежливым и предсказуемым.

В деловой среде сложились широко применяемые правила делового протокола и этикета, определяющие развитие и течение деловых отношений. Базовым правилом является принцип деловой и международной вежливости.

Деловой протокол предписывает относиться к партнерам в соответствии с занимаемой должностью и рангом, возраст и пол не играют решающей роли в процессе деловой коммуникации.

Нормы и правила делового протокола распространяются на любые сферы бизнес-общения: проведение официальных переговоров и неофициальных встреч, общение сотрудников с руководителем и между собой.

Составляющими делового протокола и этикета являются деловая переписка, подготовка встреч и переговоров, организация деловых и светских приемов, телефонные переговоры, общение с зарубежными партнерами.

Правила делового общения отражают тонкости официального и неофициального офисного гостеприимства, определяют правила проведения различных официальных мероприятий. Особое место отводится протокольным мероприятиям: подписанию документов, встречам делегаций, организации переговоров.

Внимание следует уделить месту проведения деловых мероприятий, внешнему виду участников, составу делегаций, вручению сувениров, проведению торжественных церемоний, презентации, бизнес-ланчу, встрече с прессой.

Наиболее важным знание норм этикета и протокола является для секретаря и личного помощника руководителя. Однако предпринимателям, осуществляющим деятельность на высоком уровне, следует также овладеть протокольными правилами и нормами.

Встреча

В связи с тем, что протокол регламентирует порядок проведения мероприятий на высшем уровне, правила протокола особенно важны при проведении встреч и переговоров соответствующего ранга.

Основной частью большинства официальных визитов являются переговоры. Принимающей стороне следует заранее продумать и подготовить все необходимое для переговоров в соответствии с принятыми правилами и сделать пребывание гостей максимально комфортным.

Знание основ делового протокола помогает легко решать вопросы и коммерческого, и организационного характера.

От лица фирмы на переговорах может выступать вице-президент, заместитель генерального директора, руководитель проекта, директор филиала. При обсуждении контрактных обязательств и текущих вопросов переговоры часто ведет эксперт или ведущий специалист.

Официальные переговоры высокопоставленных лиц и глав компаний часто сопровождаются участием сотрудников протокольной службы, они встречают гостей у входа в зал и рассаживают согласно рангу. Участники переговоров от принимающей стороны ожидают гостей в комнате или зале для переговоров.

В случае переговоров двух лиц их следует расположить друг напротив друга. На международных переговорах слева от каждого из участников находится переводчик. Иногда переводчик садится немного сзади. Протокольная обязанность принимающей стороны – предоставление переводчика, если только другая сторона не предпочитает воспользоваться услугами собственного.

На переговорах международного уровня на столах располагают флажки стран-участников.

Опаздывать на переговоры, встречу, беседу, организованный прием не полагается, приход заранее также нежелателен: принимающая сторона должна подготовиться к встрече.

Обе стороны должны быть заранее уведомлены о повестке дня и продолжительности предстоящих переговоров.

Во время международной встречи необходимо принимать во внимание национальные и культурные особенности сторон.

Расписание визита включает официальную часть переговоров и прием, организуемый принимающей стороной, который определяется важностью переговоров, уровнем гостей.

Согласно правилам делового этикета, в случае, если иностранная сторона изъявляет желание сделать перерыв, например для обсуждения своей позиции, протокольная обязанность принимающей стороны – предоставить гостям помещение и возможность для конфиденциального разговора.

Важным документом является запись коммерческих переговоров, беседы. В записях допустимо отмечать не только сказанное, но и реплики, жесты, обмен мнениями.

Рассадка в автомобиле

Правила рассадки в автомобиле встречающей и гостевой стороны определяются статусом представителей обеих сторон. Наряду со встречей и приветствием прибывшей делегации, протокольной рассадке в автомобиле уделяется особое место не только в связи с безопасностью, но и почетностью занимаемых мест.

Известно, что в былые времена гости не занимали место рядом с кучером. И по современным правилам официального протокола место рядом с водителем не занимается ни первым, ни вторым лицом.

Случаем, в котором допустимо отступление от принятых правил, может стать ситуация, когда хозяин сам находится за рулем или предлагает поездку в частном, а не служебном автомобиле. Если гость присутствует вместе с дамой, женщина садится сзади, а гость рядом с хозяином.

При посадке в автомобиль на заднем сиденье наиболее почетный гость занимает правое место по ходу движения, в случае встречи гостя справа садится гость, слева – принимающая сторона.

Важно, чтобы при встрече ранг и должность глав принимающей и прибывающей делегаций соответствовали друг другу. На встречу руководителя делегации с супругой глава встречающей делегации приезжает также с супругой.

Если одной из двоих, садящихся сзади, является женщина, она занимает место справа независимо от статуса, это может быть и жена гостя, и его референт, помощник, секретарь. В этом случае сам гость располагается слева, а хозяин с сопровождающей дамой садятся в следующую машину.

В автомобилях с расположением мест друг напротив друга почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения. Второе по значимости место располагается слева по ходу движения. Третье и четвертое места расположены справа и слева спиной по ходу движения.

Подача транспорта осуществляется, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий самое почетное место. В случае, когда машину можно подать лишь с левой стороны, почетный гость садится через левую дверцу, затем садится хозяин.Для посадки и высадки гостей следует открыть им дверцу машины, а затем закрыть за ними. Подобная обязанность является протокольной для встречающей делегации. В зависимости от состава встречающей делегации функцию может выполнить водитель, секретарь, сопровождающее лицо, переводчик.

Прощание

Очень часто при общении с человеком запоминается именно последняя сказанная фраза. Именно это свойство человеческого восприятия активно использовал небезызвестный разведчик Штирлиц.