Организуй себя - Каунт Джон - Страница 7

Наличие ПИС облегчает выполнение операций по учёту времени и стоимости. Единственный недостаток здесь заключается в том, что для того, чтобы получить доступ ко всем этим программам, вы должны иметь под рукой компьютер. Но и с этим до некоторой степени можно справиться, используя карманные органайзеры или персональные цифровые помощники.

Полная версия «Microsoft Outlook» предоставляет в ваше распоряжение интегрированные в одно целое электронную почту и ПИС и обладает рядом чрезвычайно полезных особенностей. Она позволяет совместно использовать информацию ежедневника в Интернете или внутренней сети компании и включает в себя возможность «автоматической сортировки», которая может оказать вам неоценимую помощь в планировании совещаний, автоматически определяя время, когда будет готово техническое обеспечение совещания, а лица, приглашенные принять в нем участие, будут свободны от других мероприятий. Конечно, в данном случае предполагается, что все заинтересованные лица будут своевременно вносить изменения в свои личные графики, что далеко не является само собой разумеющимся. С помощью данной программы вы также можете создавать доклады о состоянии задач, содержащихся в списках «что надо сделать?» соответствующего раздела Outlook и с помощью электронной почты отсылать их на заранее сформированный список распределения.

Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (ПЦП)

Данное оборудование представлено в широком диапазоне, начиная от простых адресных книжек и заканчивая полнофункциональными портативными персональными компьютерами. В середине диапазона находится карманное устройство, обладающее большинством возможностей пакета программного обеспечения ПИС (адресная книга, календарь, планировщик, программа напоминаний, программа для заметок). А самое совершенное устройство из этого диапазона предоставит в ваше распоряжение сокращенные версии стандартных текстовых редакторов и программ табличных вычислений вместе с электронной почтой и возможностью доступа к Интернету. Все познается в сравнении. Впечатление от производительности любого компьютерного оборудования будет тем большим, чем меньше будет его цена. Если в прошлом вы отказались от использования ПЦП, посчитав это нецелесообразным, вам стоит присмотреться к новым моделям. Большинство миниатюрных ПЦП управляются меню или сенсорными экранами. Они также могут быть оснащены программой распознавания рукописного текста. Данные устройства не предназначены для ввода больших объемов информации, и даже те портативные компьютеры, которые оснащены соответствующими клавиатурами, недостаточно удобны для этой цели. Однако в настоящее время в продаже появились полнофункциональные складные клавиатуры для некоторых видов портативных компьютеров. Их основное достоинство — портативность. Если вы работаете с программой управления временем на вашем персональном настольном компьютере, вам просто необходимо иметь возможность осуществлять синхронизацию данных на нем с данными в вашем портативном компьютере. Раздельный ввод одних и тех же данных на два компьютера — это прямой путь к полному хаосу. За последние годы уровень средств синхронизации данных значительно возрос, но прежде чем приобрести что-либо из этой области, вам следует убедиться, что между приобретаемым вами ПЦП и вашим основным компьютером существует полная совместимость, как по аппаратным средствам, так и по программному обеспечению.

Какая из систем лучше?

Все зависит от того, как вы любите работать. Бумажные системы — менее мощные с точки зрения перекрестной ссылочности, кроме того, при их использовании временами возникает необходимость копирования. Что касается компьютерных систем, то процесс ввода или вывода информации может прервать другие процессы, проходящие в той или иной системе.

По-видимому, лучшим решением здесь будет компромиссный вариант, заключающийся в частичном использовании, как бумажных носителей, так и компьютерной техники. Этот вариант, конечно, менее эффективен по сравнению с полным электронным вариантом, но здесь вы будете иметь возможность насладиться достоинствами старого канцелярского метода. Целый ряд ПИС обладает возможностями распечатки различных форм в формате, используемом бумажными органайзерами. Я сам на протяжении ряда лет работал комбинированным методом, используя как компьютерную технику, так и бумажные носители информации. Эта идея была выдвинута мной как один из вариантов. Данный метод ни в коем случае не претендовал и не претендует на какую-то исключительность. Более того, я с готовностью признаю, что он был предложен в те времена, когда ПИСы были не настолько мощными по сравнению с тем, какими они производятся сейчас.

Для планирования и отслеживания выполнения задач я пользуюсь компьютеризированной персональной информационной системой, но я не из тех, кто любит постоянно держать свой компьютер во включенном состоянии или повсюду таскать с собой ПЦП, поэтому я регулярно переношу информацию на бумажные носители. Я вношу в свою ПИС информацию по условленным встречам, список задач, вместе с датами, к которым они должны быть решены, а также очередность их решения. Благодаря программному обеспечению, стоящему на моем компьютере, я буду постоянно находиться в курсе предельных сроков выполнения той или иной задачи, так как программа, заложенная в компьютер, будет постоянно напоминать мне об этом до тех пор, пока я не укажу программе, что задача, о которой она мне напоминает, выполнена. При таком способе работы мне нравится, что я могу вносить начальные идеи, затем, последовательно работая над ними, создавать проект, а затем составлять перспективный план выполнения задач, которые требуется осуществить для реализации данного проекта в течение нескольких недель или месяцев.

Однако в спешке рабочего дня я предпочитаю делать заметки на бумаге, а не вносить какие-то данные в компьютер, поэтому я везде и всегда ношу с собой специальную записную книжку. Сюда я записываю информацию о деловых встречах и беседах, о результатах дискуссий и телефонных переговоров, об обязательствах, контактах и идеях. В конце каждого рабочего дня я внимательно просматриваю свои записки и на их основе вношу информацию, касающуюся дальнейшей деятельности в свою ПИС. На обороте каждой записной книжки я проставляю дату ее заведения и дату окончания работы с ней, я содержу их в строгом порядке, так как они являются, по сути дела, моим архивом, из которого в случае проблем с решением какого-либо вопроса я мол' почерпнуть необходимую мне информацию.

Кроме того, в конце каждого рабочего дня я проверяю свои записи на предмет наличия деловых встреч на завтрашний день и задач, которые следует решить. Это занимает по времени всего несколько минут и позволяет мне быть в курсе приоритетов, а также определить количество времени, необходимого на выполнение той или иной задачи. В зависимости от напряженности рабочего дня я могу иметь возможность запланировать определенное время на выполнение дополнительных задач, находящихся в списке «что необходимо сделать» и не имеющих конкретной даты выполнения; или же я могу заняться решением тех частей более приоритетных задач, которые еще не были завершены. Затем я распечатываю на принтере график выполнения, и на следующий день по мере выполнения задач, содержащихся в графике, отмечаю их как выполненные. В конце рабочего дня я делаю отметки об их завершении в моей ПИС и одновременно осуществляю планирование задач на следующий рабочий день. Те задачи, которые по тем или иным причинам не были завершены, автоматически переносятся на следующий рабочий день.

Практикум

Перед тем как завершить чтение данного раздела, в течение нескольких минут попытайтесь поразмышлять над тем, правильно ли вы планируете и ведете учет своего времени на данном этапе своей деятельности? Какие полезные изменения вы могли бы внести в тот инструментарий, которым вы пользуетесь в настоящее время?