Организуй себя - Каунт Джон - Страница 6

Ведение учета вашего времени

Ведение учета времени подразумевает нахождение в курсе запланированной деятельности: организации работы так, чтобы вас всегда заранее предупреждали об окончании сроков той или иной деятельности; контроль продвижения вперед к достижению поставленных вами Целей. Ключ к правильному учету времени лежит в простоте такого учета. По мере возможности, избегайте записывать информацию в разных местах. Использование настольного календаря в офисе и карманного календаря на собраниях или в дороге ведет к потере невыявленных возможностей. Если все же для вас существенно иметь информацию в различных формах, обеспечьте наличие главного носителя информации. Во избежание упущений и для минимизации усилий, потраченных впустую, ограничьте объем информации, перемещаемой вручную, насколько это возможно.

Инструменты планирования и ведения учета

Инструменты, которыми вы можете воспользоваться для облегчения своей деятельности, могут охватывать широкий диапазон оргтехники, начиная от чистого листа бумаги и заканчивая портативным компьютером. Здесь не стоит гнаться за модой. Делайте свой выбор в соответствии с вашим индивидуальным стилем и учетом природы вашей деятельности. Следует осознать, что неправильно используемый инструмент скорее снижает, чем увеличивает эффективность вашей деятельности.

Списки «что надо сделать?»

Несмотря на технологический прорыв, произошедший за последние годы в управлении персональной информацией, простой список «что надо сделать?», выполненный на обычном листе бумаги, все еще является наиболее распространенным инструментом в данной области. Основная проблема, конечно, заключается в том, каким образом этот список был составлен? Естественно, ценность его невелика, если он включает в себя вопросы, которые неожиданно всплывают в вашей голове каждое утро. Некоторые программы управления содержат основной список, включающий весь объем задач, которые предстоит осуществить. С помощью данного списка вы можете вычленить проблемы, требующие немедленного решения, или проблемы, которые можно решить в течение недели. Список «что надо сделать?» должен быть тесно увязан с расписанием ваших совещаний и условленных встреч. Если с помощью списка ежедневно решаемых задач вам не удается вести учет других задач, составляющих часть вашего рабочего дня, значит, составленный вами список разработан недостаточно четко и его воплощение в жизнь не приведет к достижению поставленных целей.

Бумажные носители информации — планировщик и органайзер

В восьмидесятые годы вряд ли вы смогли бы увидеть уважающего себя менеджера без персонального органайзера в кожаном переплете, да и сейчас еще при посещений магазинов канцелярских товаров вы обнаружите, что их эра не прошла. Стройными рядами в многочисленных количествах стоят они на полках, отличаясь только внешним видом и ценой. Основной формат этого инструмента оргтехники представлен среднего размера устройством для скрепления документов кольцами. Данное устройство содержит пронумерованные разделы, включающие в свою очередь заранее отпечатанные вставные страницы (вкладыши). Ниже представлены вкладыши, обычно входящие в состав органайзера:

· ежегодные планировщики;

· дневники различных форматов;

· ежедневники — условленные встречи и задачи, подлежащие выполнению;

· цели на месяц и вкладыш планирования проекта;

· телефонная и адресная книги-вкладыши;

· вкладыш для заметок;

· вкладыши планирования бюджета и планирования расходов.

Основная идея создателей всех этих инструментов оргтехники заключается в способе хранения всей необходимой рабочей информации в одной удобной папке. Таким образом, пользователи могут без всяких затруднений переносить свое внимание с долгосрочных целей на краткосрочные. Кроме того, обновление информации, если в этом возникает необходимость, может быть осуществлено в максимально сжатые сроки. Вы можете вставлять в органайзер новые страницы и удалять из него страницы с устаревшей информацией, постоянно поддерживая, таким образом, уровень своей информированности в нужной вам области. Недостатком бумажных носителей является сложность передачи информации с одной страницы на другую или с одного инструмента оргтехники на другой. Например, ежегодные планировщики для серьезной работы слишком малы по объему. Кроме того, если вы обладаете большим числом контактов, или, если вы, работая, делаете много заметок, то адресная книга и вкладыш для заметок в результате ваших наработок будут выглядеть слишком громоздкими.

Основное преимущество бумажной оргтехники заключается в том, что вы можете носить ее с собой на любые мероприятия и не опасаться, что работа, например, какого-либо совещания будет нарушена звуковым сигналом, исходящим от вашего инструмента.

Компьютерные персональные информационные системы (ПИС)

На практике используются частные базы данных для хранения и учета персональной информации. К ним относится целый ряд хорошо известных коммерческих пакетов, а именно: «Lotus Organizer», «Starfish Sidekick», «Microsoft Schedule Plus» и «Microsoft Outlook». Здесь я скорее хотел бы обратить ваше внимание на полную коммерческую версию «Microsoft Outlook», а не на «Outlook Express», которая выпускается бесплатно вместе с версией Internet Explorer, но обладает лишь ограниченными возможностями ПИС. Персональная информационная система обычно включает в свой состав основные интегрированные наборы офисных программ.

Существуют десятки прекрасных программ, которые можно загрузить из Интернета, причем некоторые из них бесплатные. На рис. 2. 3 показан пример такой программы. Давайте познакомимся с его содержанием:

· адресная книга для управления контактами;

· график условленных встреч, который можно использовать в комплексе с адресной книгой или с ежемесячным или ежегодным планировщиком времени, кроме того, он также оснащен программой напоминания;

· списки «что надо сделать?», которые могут быть организованы по тематическим заголовкам, что позволяет осуществлять простое планирование проектов и отслеживание хода их выполнения по следующим пунктам: заданная дата достижения цели, ответственный исполнитель, запланированная длительность и процент выполнения задания;

· запись времени, израсходованного на какие-то виды деятельности, и учет расходов;

· свободное место для заметок, которое можно использовать для определенных целей и которое обычно служит для импортирования информации из других пакетов.

Неоценимым преимуществом ПИС является то, что информация может интегрироваться и изучаться различными способами, без тех затруднений, которые создает передача информации вручную. Вы можете осуществлять деятельность по планированию в ходе разработки проекта и вставлять задачи в ваш график на протяжении недель, в полном объеме учитывая другие ваши обязательства. В назначенное вами время в разделе дневника вашей ПИС возникнет окно со списком «что надо сделать?», и оно не исчезнет до тех пор, пока вы не отметите находящиеся в списке задачи как выполненные. Простым щелчком мыши вы можете осуществить охват всей картины в целом или по отдельным деталям, а, используя адресную книгу, вы можете назначать лиц, в ней записанных, на выполнение того или иного задания и планировать встречи с ними. При помощи ПИС вы можете объединять рутинную ссылочную информацию с важными заметками.