Этикет - Пост Эмили - Страница 66

Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображения и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специалисты на местах могли соответствующим образом наладить оборудование. Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каждого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем временно был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными параметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.

Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значение, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе внимание жестами.

Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое другое совещание.

Проведение деловых встреч в домашней обстановке

Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.

Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое - председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня. Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.

Завершение совещания или собрания

В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь, это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слушать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили собравшимся, а также за прекрасную речь.

Когда вам надо выступить с речью

Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подготовка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверенность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составление речи и ее многократное повторение.

Если в том нет насущной необходимости, не пишите свое выступление полностью, чтобы потом прочесть текст на публике. Независимо от того, насколько хорошо вы знакомы с материалом, чтение по бумажке лишит вас радости непосредственного общения с аудиторией, которая быстро утратит к вам интерес. При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обязательно нужно иметь перед глазами всю речь, читайте ее перед выступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. В этом случае вам легче будет удерживать внимание слушателей.

Несмотря на то что во многих пособиях по ораторскому искусству рекомендуется разнообразить выступление шутками, лучше вообще не шутить, чем пошутить неудачно. Если же вы решите "приправить" свою речь остроумными замечаниями, чтобы лучше завладеть вниманием аудитории, эти замечания не должны показаться слушателям ни безвкусными, ни нелепыми. Очень немногие ораторы обладают даром острословия, и, если вы не относитесь к их числу, не стоит переживать. Серьезность вполне может соперничать с юмором, особенно в том случае, когда вы затрагиваете близкую сердцам слушателей тему.

К числу остальных советов, которые хотелось бы дать тем, кто намерен выступать на собрании или обращаться к широкой аудитории, можно отнести следующие:

Старайтесь говорить хорошо поставленным голосом и не очень громко. Перед началом выступления установите микрофон на оптимальном расстоянии, чтобы вас было хорошо слышно на последних рядах, и вместе с тем в динамиках не раздавалось ни пронзительного визга, ни ужасающих хрипов от того, что вы слишком близко поднесли микрофон к губам. Не свистите и не постукивайте по нему пальцами - обычным голосом спросите, хорошо ли вас слышат сидящие сзади. Убедитесь в том, что микрофон расположен на удобной для вас высоте, чтобы вы могли перед ним нормально стоять. Ничто не выглядит столь нелепо, как верзила, в три погибели согнувшийся над микрофоном, или коротышка, пытающийся встать на цыпочки, чтобы дотянуться до микрофонной стойки. Придерживайтесь темы своего выступления. Даже в том случае, если вы мастер импровизации, добавление предварительно не отрепетированных вставок, призванных сделать вашу речь более остроумной или убедительной, может привести вас к нарушению последовательности изложения и уклонению от основной темы выступления или доклада.