Зарабатывайте столько, сколько вы стоите - Трейси Брайан - Страница 30

Помните правило, касающееся подготовки к работе? Хорошее предварительное планирование уменьшает вероятность плохого результата работы. Способность тщательно продумывать и планировать свои действия в ходе реализации проекта резко повышает производительность.

После того как вы мысленно представили себе цель, наметили все мероприятия, которые необходимо осуществить на пути к ее достижению, и определили, какие из них должны выполняться последовательно, а какие – параллельно, можно переходить к следующему ключевому этапу, который имеет чрезвычайно важное значение для реализации проекта. Это выбор исполнителей и постановка задач.

Выбор исполнителей и постановка задач

Чем масштабнее проект, тем больше людей требуется для его успешного завершения. Успех будет зависеть от вашей способности найти нужных исполнителей и правильно поставить перед ними задачи. Ошибка в выборе исполнителей, сбои в коммуникации и нечеткая постановка задач зачастую приводят к затягиванию сроков реализации, превышению установленного бюджета, а то и к полному провалу проекта.

У многих людей карьерный взлет стал возможен благодаря тому, что они взялись за крупный проект и с блеском довели его до конца. Но немало и таких, чье продвижение по карьерной лестнице затормозилось только потому, что они недостаточно серьезно подошли к проекту, не добились намеченных результатов и тем самым подорвали доверие руководства к себе. Реализация проектов – очень непростое дело.

Проблемы в ходе руководства проектами

Почти все проблемы в бизнесе объясняются плохим руководством. Особенно это относится к реализации проектов. Именно поэтому так часто происходит смена руководителей в ходе работы над проектами. Почти всегда это связано с тем, что предыдущий лидер не справился с многообразием производственных и других сопутствующих задач.

Формируя команду, вы уже демонстрируете свои способности в качестве руководителя. Практически 95 процентов успеха в мире бизнеса зависят от вашей способности найти себе подходящих помощников. Большинство проблем возникают из-за попыток подойти к решению задачи при поддержке людей, не умеющих работать в команде или не обладающих должной компетенцией.

Ваша задача заключается в том, чтобы найти лучших из имеющихся в распоряжении исполнителей. Тщательно изучите трудовую биографию каждого члена команды. Ознакомьтесь с рекомендациями, которые дали ему прежние работодатели. Поговорите с другими людьми и выслушайте их мнения по поводу каждой кандидатуры.

Осмотрительно подходите к подбору людей и всегда поручайте ключевые задачи только самым надежным сотрудникам. Это сэкономит вам массу времени и нервов.

И еще один важный момент: если вы обнаружите, что взяли в команду человека, который не может или не хочет выполнять задания в срок и с должным качеством, немедленно замените его. Одно слабое звено в команде может подорвать усилия всех остальных и деморализовать даже самых лучших работников. Замена негодных сотрудников относится к числу главных задач лидера.

Умножьте свои силы за счет разделения труда

Подобрав людей, способных справиться с конкретными задачами в рамках проекта, вы должны распределить между ними работу. Раздайте каждому члену команды конкретные задания, необходимые для реализации проекта. Установите сроки выполнения для всех заданий и их отдельных этапов. Разъясните каждому исполнителю, что и когда должно быть сделано, по каким критериям будет оцениваться результат и как будет выглядеть окончательный проект. Ничего не пускайте на самотек. Чем точнее люди будут знать, что и почему им нужно делать, тем лучше будут выполнены индивидуальные задания.

Отсутствие ясности – одна из главных причин неудач в реализации проектов. Поэтому так важно регулярно встречаться с членами команды на индивидуальном уровне или в составе группы. Вы должны снабжать их нужными сведениями и получать от них информацию по каналам обратной связи. Чем важнее проект, тем больше внимания необходимо уделять координации всех работ.

Сделайте проект наглядным

Обдумывая проект, необходимо «думать на бумаге», но, встречаясь с членами команды, не менее важно использовать такие средства наглядности, как всевозможные доски, планшеты и большие листы бумаги. Чем нагляднее будет замысел вашего проекта и процесс достижения цели, тем выше вероятность того, что каждое конкретное задание будет исполнено в срок и с должным качеством.

Вы осуществляете общий контроль за проектом, сравнивая результаты работы каждого участника с заранее согласованными критериями и установленными сроками. Благодаря этому отдельные элементы складываются воедино. В основу контроля необходимо класть конкретные данные, а не предположения. Помните, что известные законы Мерфи были разработаны людьми, осуществлявшими руководство проектами различной степени сложности.

Законы Мерфи

Некоторые из этих законов хорошо известны:

1. Если есть вероятность того, что какая-нибудь неприятность может случиться, она обязательно произойдет.

2. Каким бы большим ни был ваш бюджет, работы обойдутся дороже, чем вы рассчитываете.

3. Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете.

4. Из всех возможных неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше, причем случится это в самое неподходящее время.

Разумеется, из всех законов Мерфи делается общий вывод, который гласит: «Мерфи был оптимистом».

Определите лимитирующий фактор

В ходе реализации проектов всегда присутствует один критический фактор, который ограничивает скорость продвижения к цели. В его роли выступает некая задача, выполнение которой абсолютно необходимо для успешного завершения проекта. Именно здесь вы должны взять на себя персональную ответственность и уделить особое внимание тому, чтобы все было сделано правильно. Не спускайте с этой задачи глаз, даже если полностью или частично поручили ее кому-то другому.

Принципы руководства проектом вы можете использовать с любой целью: для открытия счета в банке, увеличения своих доходов, улучшения здоровья и физической формы, планирования отпуска, переезда в другой город, создания нового бизнеса, написания книги или картины.

Выигрышный шанс

На протяжении всей карьеры описанные выше принципы грамотного руководства проектами способствуют повышению ваших шансов на успех. Они переводят вашу жизнь и карьеру в форсированный режим, позволяют двигаться быстрее и дальше, чем в обычных условиях. Хотя сами по себе эти принципы просты, их освоение на практике представляет определенную сложность.

Овладение навыками руководства проектом создает кумулятивный эффект, позволяющий браться за все более сложные задачи, для которых характерны высокий уровень ответственности и более высокое вознаграждение. Эти жизненно важные навыки помогут вам зарабатывать столько, сколько вы действительно стоите. Их можно освоить только на практике.

Приступайте к делу

1. Выберите проект, над которым вы в данный момент работаете или которым хотели бы заняться, и примените к нему профессиональный подход, описанный в данной главе.

2. Определите идеальный желаемый результат проекта и изложите его в письменном виде.

3. Составьте список всех мер, которые необходимо принять, чтобы завершить проект вовремя и в рамках отпущенного бюджета.

4. Расположите эти шаги по очередности и степени важности. Выделите среди них те, которые должны выполняться в определенной последовательности, и те, которые можно выполнять независимо друг от друга.

5. Назначьте тех, кто будет отвечать за каждую из задач и функций, и четко установите сроки.