Избавь свою жизнь от хлама! - Меллен Эндрю - Страница 9

Получили? Ознакомились? Выбросьте.

Отдельно рассмотрим популярные сегодня электронные открытки. Это альтернатива бумажным, и у них есть свои преимущества и недостатки.

Актуальные вопросы

Если вы любите все откладывать на потом, пожалуйста, не ругайте себя – эта корзина будет для вас очень полезна. Все, у чего есть крайний срок отклика, помимо счетов, находится здесь. Разрешение на поездку, которое нужно подписать, налоговая декларация, нуждающаяся в отправке. Любая задача или проблема, не разрешаемая без вашего участия. Каталоги, от которых вы хотите отписаться, – здесь хранятся последние страницы, так как вас не вычеркнут из списка получателей, пока вы не позвоните и не сообщите об этом. Возможно, здесь будет лежать обвинение в мошенническом использовании вашей кредитной карты, пока вы не свяжетесь с банком и не получите положенный вам кредит. Медицинский полис или другие страховые бланки тут же ждут оплаты и пересылки.

Разница между актуальными вопросами и приглашениями на события в следующем. Мероприятия пройдут независимо от того, посетите вы их или нет. А актуальные вопросы не будут решены без вашего активного участия. Например, свадьба (если, конечно, это не ваша свадьба), концерт или даже прием врача состоятся и без вашего участия. Если вы пропустите свой визит, врач просто раньше примет другого пациента. Ваш ребенок не сядет в автобус, следующий в Вашингтон, если вы не подпишете разрешение и не вернете его учителю. Вот в чем разница.

Ничего страшного, если корзина актуальных вопросов переполнена. Вы рискуете только загрузить в нее столько задач, что погрязнете в ворохе предстоящих дел. Если так произошло, выделяйте больше времени на обработку почты. Если вы не знаете, куда определить какое-то письмо, отправьте его в корзину актуальных вопросов. Лучше раньше, чем позже. Только подумайте, насколько увеличится ваша продуктивность!

Журналы и периодика

Покончив с сортировкой писем, принимайтесь за журналы и другую периодику. У прессы тоже должен быть свой дом.

Подумайте, где еще, помимо ванной, вы любите читать? В кабинете, в кровати, в гамаке? Где предпочитаете уютно устроиться с журналом? Если вы добираетесь до работы на автобусе или поезде и успеваете почитать во время поездки, возможно, корзина или тумбочка рядом с пальто (или сумкой) окажется подходящим пристанищем для журналов: вы их легко увидите и не забудете захватить, выходя из дому.

Журналы, как и каталоги, выходят с определенной частотой и регулярностью. Опирайтесь на простое правило: храните только три предыдущих номера, независимо от того, еженедельное или ежемесячное это издание. У вас есть более старые номера? Если вы не привязаны к дому и не восстанавливаетесь после операции (не дай Бог!), скорее всего, вы никогда их не прочтете.

Если нежелание расстаться со старыми журналами подпитывается мыслями о том, во сколько они вам обошлись, сделайте вот что.

1. Будьте честны с собой. Вы выбросили больше денег на что-то еще менее полезное? Простите себя. Нет смысла стыдить или винить себя за былое – смиритесь с тем, что выбор сделан, и прочь пустые разговоры.

2. Приостановите свою подписку или пожертвуйте ее в местную больницу или куда-нибудь, где есть комната ожидания и потребность в материалах для чтения. Туда же можно отправить старые номера.

Если вы упорно лжете себе, будто однажды у вас загадочным образом появится время прочитать предыдущие номера, пришло время (и это не каламбур) расстаться с этой мыслью. У вас нет машины времени – вы живете те же 24 часа в сутки, как и все мы. Возможность почитать у вас появится только в течение дня, заполненного текущими делами. Когда же наступит это однажды? Никогда! Есть только сегодня.

Любой журнал, который вы не читаете вообще, нужно немедленно прекратить выписывать.

На этой ноте давайте найдем дом для журналов. Прямо сейчас. Скорее возвращайтесь. Я хочу покончить с этим и подготовить вас к следующей главе.

Отлично! Журналы теперь в своем доме. Мир почти пришел в равновесие…

Сортировка почты

Забирая почту завтра (и каждый последующий день), вы уже будете знать местоположение емкости для корреспонденции. Там всегда будет лежать невскрытая почта, а также последние страницы каталогов (ждущих перехода в корзину актуальных вопросов), пока у вас не появится время заняться сортировкой.

Возможно, при небольшом количестве ежедневной почты, ее разбор не потребует много времени. Даже в этом случае советую в первые несколько дней устанавливать секундомер или таймер, чтобы засечь, сколько это займет времени. Если же вы возвращаетесь из поездки или почта накопилась по иной причине, полезно знать, как долго продлится сортировка.

Ведите журнал. Возьмите за основу иллюстрацию ниже. Если примерно через неделю вы увидите, что бо?льшая часть «почтового» времени не тратится на сортировку, можно ослабить контроль. Если вы получаете приличный объем корреспонденции, снова заведите таблицу в блокноте и заполняйте ее в течение следующих тридцати дней, чтобы отследить потраченное время.

Обработка почты

Корреспонденция рассортирована, и вы научились делить ее на категории. Она перестала быть хламом, аморфной грудой вещей, которая вытягивает из вас силы, но ничего не предлагает взамен. Вы также выяснили, сколько времени уходит на сортировку. Прекрасно. Теперь нужно определить, когда вы будете взаимодействовать с почтой, то есть решать актуальные вопросы, отвечать на приглашения и оплачивать счета.

Это можно делать раз в несколько дней или раз в неделю. Я делаю это раз в неделю, но на раннем этапе для вас это может быть слишком большим промежутком. Выделяйте каждые три дня в своем расписании 15–20 минут на почту. И начните прямо сейчас.

Откройте ежедневник и внесите в него 15–20-минутные сессии. Лучше найти интервал между дневным и вечерним временем, так как некоторые вопросы, возможно, придется решать в рабочее время. Закончив, вы должны получить план задач на следующие тридцать дней. Не следует планировать на слишком долгий период. Приступив к делам, вы можете обнаружить, что отвели на это больше времени, чем нужно. Или недостаточно.

Если верно первое, если вы разделались с почтой мгновенно, отрегулируйте свое расписание и выделите на почту меньше времени. Только не делайте этого в уме. Возвратитесь к запланированным делам в ежедневнике и исправьте время. Если верно последнее и по истечении двадцати минут перед вами по-прежнему груда писем – выделяйте больше времени или обратитесь за помощью к наемному работнику, члену семьи или другу. Если вы управляете домашним бизнесом, возможно, пора взять на неполный день стажера или молодого специалиста.

А теперь внимание! Вернитесь к своему журналу. Сколько часов (минут) у вас уходит на сортировку почты до обработки? Вначале вам, возможно, потребуется больше времени и объем почты будет больше. Обычно когда сформирована модель сортировки и обработки корреспонденции, продолжительность работы с ней сокращается.

Сделав все перечисленное, используйте следующий журнал как руководство по фиксации времени на обработку почты. Продолжайте делать записи для каждой сессии обработки в течение всех тридцати дней, независимо от результатов. Используйте блокнот, чтобы отследить затраченное время и добавить примечания. Например, если на чеки и счета требуется всего несколько минут и намного больше времени на актуальные вопросы, сделайте примечание, чтобы в следующий раз при работе с ними подкорректировать свое расписание.