Избавь свою жизнь от хлама! - Меллен Эндрю - Страница 21

Вы, конечно, можете держать ножницы в кухне, но ни в коем случае не степлер. Несомненно, иногда нужно скрепить открытый пакет с продуктами, но, учитывая, что документооборот осуществляется в другом месте, я советовал бы для подобных вещей отправляться в домашний офис.

Компьютеры и другая электроника

Считаю нужным все компьютерное оборудование располагать в офисе. Равно как и калькуляторы, принтеры, сканеры, копировальные устройства, факсимильные аппараты, шредеры и т. п. Все офисные аппараты должны жить в офисе, а также комплектующие: тонер или чернила, бумага, лезвия для шредера. Их храните отдельно, но рядом с остатками предыдущих закупок.

Существует много сайтов и книг о том, как обустроить эргономичное рабочее место. Проштудируйте их и воспользуйтесь предложенными рекомендациями. Удостоверьтесь, что использование компьютера и других электронных устройств не причиняет вреда здоровью в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Помимо списка часто набираемых номеров, прикреп-ленных к факсу, воздержитесь от наклеивания стикеров на монитор или любое другое оборудование. Учитесь создавать напоминания на компьютере или, еще лучше, внесите их в ежедневник как актуальные задачи, ведь через несколько дней вы перестанете даже замечать листочек и погрузитесь в беспорядок.

Программное обеспечение: то же

Все программное обеспечение держите в определенном месте. Независимо от того, это загрузочный диск для нового оборудования или отдельные программы, храните их в одном месте. Конечно, их можно объединить с родственными подкатегориями (системные диски, драйверы для различных принтеров или игры). Храните диски для различных операционных систем в разных коробках.

Собрав программное обеспечение со всех уголков квартиры, убедитесь, что избавились от приложений для оборудования, а также от программ, которые устарели, уже не используются или давно сданы в утиль. Например, мало кому еще пригодится загрузочный диск для старого Windows 98. Его можно выбросить, подарить компьютерной лаборатории или в музей устаревших технологий.

CD, DVD и дискеты

Пришло время собрать старые дискеты, компакт-диски и DVD с данными. Не путайте эти диски с видео– и аудио-записями: последние нужно хранить возле телевизора и проигрывателей. Сейчас мы займемся только дисками с информацией.

Соберите и просмотрите их. Сравните данные на дисках с данными на жестких дисках и убедитесь, что все необходимые файлы есть и в компьютере. Чтобы избежать еще большей путаницы, пока мы не дошли до главы 9, повествующей о сортировке компьютерных файлов, проверьте, все ли файлы, импортируемые на компьютер, сохранились в «Моих документах». Можно даже создать новую папку и назвать ее «20XX док импорт».

Проверьте все резервные диски на наличие дубликатов и убедитесь, что у вас есть все последние сохранения. Здесь речь не идет о перестраховке (спросите любого, чей компьютер ломался!), многократные копии многократных копий излишни: вы сможете восстановить данные с одной из резервных копий. Любые диски с личной информацией, которые вы выбрасываете, нужно сломать или уничтожить перед утилизацией: вы же не хотите, чтобы ваши личные дела попали в недобрые руки.

Инструкции по эксплуатации

Все инструкции нужно собрать и хранить либо в прозрачном полиэтиленовом пакете, либо в общей папке (или в двух, в зависимости от объема) по подкатегориям. Во-первых, их нужно выудить из всех тумбочек, уголков и столов, где они могут валяться. После этого выбросьте все инструкции к оборудованию, которого у вас давно нет. Отправьте их в макулатуру.

Оставшиеся можно расположить в алфавитном порядке. Сгруппируйте их по подкатегориям: «Мелкая бытовая техника», «Крупная бытовая техника», «Офисное оборудование» и т. д. или оставьте в случайном порядке. Всякий раз принося в дом новый агрегат, кладите его инструкцию к остальным. И всякий раз избавляясь от какого-либо прибора, избавляйтесь и от инструкции к нему. Если аппарат можно отправить на переработку, туда же отправляйте и инструкцию. Если вы продаете или дарите прибор, отдавайте и инструкцию вместе со всеми комплектующими.

Хранилище контактов

Во второй главе мы создали коробку контактов для всех обратных адресов из поступающей почты. Предлагаю все случайные визитные карточки, спичечные коробки и другие обрывки с наспех записанными телефонными номерами отправлять в этот лоток. И раз в неделю (или с другим интервалом) обязательно переписывайте хотя бы часть в бумажную или цифровую записную книжку либо добавляйте в адресную книгу.

Неважно, постоянно вы общаетесь с людьми и приносите домой визитки или редко обмениваетесь информацией, возьмите за правило добавлять примечания на обратной стороне, чтобы напомнить себе, кто, где и почему дал вам визитку. Например, вот так.

Если вы посещаете конференции или другие мероприятия, где активно общаетесь, возьмите пластиковый пакет и собирайте туда все визитки. Напишите на пакете название мероприятия и дату в качестве подсказок.

Многие мои клиенты, прежде чем вняли моим советам, были завалены случайными визитками от людей, которых не могли вспомнить. Это не только не приносит пользы, но и может сыграть против вас. Вы никогда не узнаете, есть ли в этой стопке люди, которым вы могли бы помочь или которые были бы полезны вам – упущенные возможности отправляются в мусорное ведро.

Комфорт для клиентов

Если вы встречаетесь с клиентами в домашнем офисе или в жилом помещении дома, важно поддержать профессиональную атмосферу вокруг рабочего места. Оберткам от продуктов, объедкам и прочим следам жизнедеятельности здесь не место. Необходимо также иметь под рукой все файлы, имеющие отношение к посетителям, или бланки, необходимые для работы. Еще один довод в пользу удобной и простой в обслуживании системы архивации – она действительно облегчит вам работу.

Время собирать

Вы уже проделали подобное упражнение с инструкциями по эксплуатации. Теперь пройдитесь по дому и соберите все оставшиеся документы, касающиеся работы офиса. Почта уже пристроена, равно как и инструкции, но повсюду по-прежнему лежат кипы документов. Давайте отправим их все в одну коробку, пока в случайном порядке. Шаг первый: их нужно найти. Шаг второй – рассортировать.

Сортировка, уборка и перепланировка

Что хранить, а что выбросить

Теперь, когда мы собрали беспризорные бумажки со всей квартиры, пришло время рассортировать их. Во-первых, отделить хлам и сразу же выбросить. Не стоит сожалеть о подобных бумагах.

• Рекламные листовки.

• Запросы, ходатайства, приглашения от благотворителых учреждений, которым не собираетесь помогать.

• Запросы, ходатайства, приглашения от фирм, к которым вы не имеете отношения и с которыми не собираетесь работать.

• Запросы, ходатайства, приглашения о событиях, которые вы не планируете посещать.

• Истекшие скидочные купоны.

• Истекшие гарантии и договоры на обслуживание, обязательно извлеките информацию о техподдержке или контакты изготовителей.

• Устаревшие ежедневники, планы (храните календари, ежедневники или другую документацию о своих деловых поездках, если вам нравится отслеживать этапы своей карьеры).

• Общая информация о счете, выписки, которые вы прочитали или не собираетесь читать.

• Поздравительные открытки без личных приписок.

• Чеки на товары, не облагаемые налогом (средства личной гигиены, продукты питания).