Искусство добиваться своего - Степанов Сергей Сергеевич - Страница 64

Американские исследователи решились на один не очень корректный, но показательный опыт – они втайне записывали на магнитофонную пленку разговоры, которые ведутся возле кофейных автоматов, в «курилках», то есть там, куда работники отлучаются со своих рабочих мест. Можно предположить, что по большей части это разговоры о чем угодно, кроме работы. Оказалось – совсем наоборот! Примерно три четверти «праздных» разговоров так или иначе затрагивали профессиональные темы. И даже то, что можно было бы счесть досужими сплетнями, по большому счету оказывало благотворное влияние на психологическую атмосферу в коллективе, стимулировало заинтересованность работников друг в друге.

Правда, исследователи обратили внимание: благотворный эффект так называемых кофе-пауз сильно преувеличен. Принято считать, что кофе – хороший стимулятор и после приема чашечки этого напитка работается и думается лучше. На самом деле при регулярном приеме кофе наступает банальное привыкание, стимулирующий эффект фактически сходит на нет. Если же человек ожидает, что очередная чашечка его подстегнет, то он может быть даже разочарован отсутствием заметного эффекта.

Так или иначе, позитивный эффект пауз очевиден, и ими не следует пренебрегать. К тому же санкционирование перерывов может улучшить отношение персонала к руководству: работники склонны считать, что в такой форме о них выражается простая человеческая забота. Да и самим руководителям нелишне выкроить минутку-другую для перерыва в своем напряженном графике. Ведь руководитель – тоже работник, причем особенно уязвимый для переутомления!

Как удлинить день?

Много веков назад премудрый Сенека сетовал: «Часть времени у нас отнимают силой, часть похищают украдкой, но обиднее всего та потеря, когда мы сами упускаем свое время сквозь пальцы».

Современные специалисты по тайм-менеджменту (организации времени) готовы согласиться с древним мудрецом. Недостаток времени, который у многих деловых людей вызывает сильнейший стресс, возникает не столько из-за обилия требующих решения задач, сколько из-за непредсказуемых и неоправданных потерь времени. Сегодня деловые люди, опираясь на рекомендации экспертов, стараются планировать свой рабочий день таким образом, чтобы распределить время для решения проблем в соответствии с их важностью и срочностью. Однако даже те, кто научился строить рациональные и, казалось бы, вполне реалистичные планы, бывает, обнаруживают в конце рабочего дня, что из намеченных дел выполнена лишь половина. «Мне бы еще пару часов…» – едва ли не каждый вечер говорят себе директора и их заместители, референты и курьеры, управляющие и секретарши. И при этом не отдают себе отчета, что эти часы в самом деле были у них отняты, похищены или просто потрачены впустую.

Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных «воров времени» – это ваши непрошеные гости, неожиданные телефонные звонки и… вы сами.

Как это ни покажется странным, вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой документации, вы нередко начинаете думать о чем-то, не относящемся к делу, вторгшемся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли. Для философа или писателя такое состояние даже желательно, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого следует избегать, иначе «поток сознания» рискует увести его слишком далеко от конкретных насущных задач.

Чтобы уменьшить количество времени, которое тратится на посторонние мысли, психологи советуют усвоить два принципа. Первый из них можно назвать методом объединения. Он основывается на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть гораздо больше. Переключение внимания с одной задачи на другую – это тоже своего рода проблема, для своего решения она требует времени и сил. Поэтапное решение однотипных задач смягчает эту проблему и значительно экономит время.

Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на условиях или средствах его выполнения. Иными словами, если уделить немного времени необходимой подготовке до начала работы, то можно избежать многих непредвиденных остановок и затруднений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в данный момент бумаг, вы избавите себя от необходимости отвлекаться на поиск нужного документа, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материалы, лучше заранее позаботиться, чтобы они были под рукой.

И все же главное, что требуется для целенаправленной работы, – это самодисциплина. Ничто другое не способно так управлять концентрацией внимания, как собственное сознание. И только четкая установка на скорейшее завершение начатого способна не пропустить в голову несвоевременные мысли.

Неожиданные телефонные звонки также могут оказаться серьезной проблемой. Руководители высокого ранга могут доверить ее решение секретарше, остальным приходится справляться с нею самим. Здесь неоценима помощь коллег – когда перед вами стоят неотложные задачи, требующие сосредоточенности, доверьте им отвечать на звонки, пообещав взамен выполнить ту же роль, когда кому-то из них особенно понадобится спокойствие. Обычно вежливая ссылка по телефону на вашу занятость никого не оставляет недовольным. Само собой, в случае чрезвычайной важности звонка от дела все же придется оторваться. Остальным абонентам (разумеется, тем, в ком вы сами заинтересованы) вы сможете ответить в удобное для вас время.

Другая проблема – непрошеные гости. Чаще всего это коллеги. Они заглядывают к вам, чтобы решить какой-то действительно важный вопрос, а заодно еще десяток попутных. Отвадить этих «воров времени» можно разными способами, которые, к сожалению, по большей части неделикатны. Самый безобидный способ сохранить свое время от чужих посягательств – установить своего рода «тихий час», выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для решения накопившихся проблем. Пришельцам об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а коли нет отдельного кабинета – то секретарь по вашей просьбе. Очень скоро ваш рабочий режим станет известен тем, кто имеет обыкновение в него вторгаться, и они, вероятно, постараются выбрать для своих визитов «приемные часы».

Если же значительно сократить потери все-таки не удается, попробуйте хотя бы в течение недели вести дневник учета времени, отмечая в нем, по какому поводу и сколько времени было потрачено непродуктивно. Записи за несколько дней позволят вам найти ту «пробоину», в которую утекают так необходимые минуты и часы. Тогда ее останется только «залатать»!

Испытание отпуском

Все мы стремимся в отпуск, чтобы восстановить подрастраченные силы – физические и душевные, ну и, разумеется, интеллектуальные. Нередко приходится слышать: «Голова совсем не соображает – пора в отпуск». По мнению немецкого психолога Зигфрида Лерла, это опасное заблуждение. Так по крайней мере явствует из недавно обнародованного им сенсационного открытия. Доктор Лерл, профессор медицинской психологии в г. Эрланген, много лет изучает проблему умственных способностей. Для их оценки на Западе, а в последние годы и у нас, используется так называемый интеллектуальный коэффициент, или IQ. У большинства людей этот коэффициент равен примерно 100 баллам; IQ свыше 120 свидетельствует о высокой одаренности, ниже 80 – об умственной отсталости. Принято считать, что интеллектуальный коэффициент взрослого человека – это относительно стабильный показатель. Иногда, правда, может наблюдаться некоторое его снижение (на несколько баллов) в силу разных причин, в первую очередь – усталости. Доктор Лерл, напротив, утверждает: люди глупеют в результате отдыха. Ученый измерил IQ нескольких десятков добровольных испытуемых перед их уходом в отпуск, а затем – по возвращении из отпуска. Оказалось: три недели безделья снижают интеллектуальный коэффициент в среднем на 20 баллов. По мнению психолога, длительное расслабление и отказ от интеллектуальной деятельности приводят к утрате навыков концентрации, снижению способности находить решения проблем.