Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена - Страница 13

Не стоит начинать фразу с отрицания, замечание лучше начать с общей похвалы: «В целом работа удалась, если дополнить ее…»

Не обобщайте, говорите конкретно и конструктивно. Не стоит говорить: «Зачем тебя только взяли на эти переговоры», лучше объяснить: «Было бы лучше придерживаться разработанного плана».

Критикуя определенный этап работы, не припоминайте сотруднику другие ошибки, только в крайнем случае, если похожие промахи повторяются часто или вы уже обсуждали подобную ошибку.

Не торопитесь устраивать «выволочку» или «разнос», подобные встряски скорее снижают, чем повышают работоспособность. Правильная, конструктивная и дружелюбная критика вызывает желание исправить ошибки.

Критическое замечание смягчит ссылка на собственный опыт, это поможет вызвать доверие критикуемого.

Оцените реакцию критикуемого. Если человек чрезмерно расстроен, сократите свое объяснение, иногда договаривать не стоит.

Уделите особое внимание последней фразе. Вывод в результате критического замечания должен вселить веру в собственные силы у критикуемого: «Уверен, что теперь все будет исправлено быстро», «Не сомневаюсь, что вы приобрели опыт и легко исправите ситуацию».Важно, чтобы не только сотрудники, но и руководство соблюдало этические правила критики.

Критикуют вас

Реакция на критику зависит от ситуации, критикующего лица, справедливости замечания. Следует разделять справедливую критику по существу вопроса и критические, часто необоснованные придирки. Конструктивные критические замечания в процессе работы, в момент обсуждения вопроса или выдвижения предложений не следует воспринимать как обидные, они нацелены на улучшение работы. Критическое замечание воспринимается как высказанное пожелание, его следует принять во внимание.

Оказавшись объектом критики, определите ее направленность – ваши профессиональные навыки или личные качества. В деловой обстановке обсуждать личные качества позволительно, лишь если их особенности касаются производственных вопросов. В остальных случаях критиковать следует только за выполняемую работу.

Проанализируйте позицию критикующего, его цели: улучшить качество вашей работы, помочь вам или продемонстрировать в присутствии руководства и коллег свою значимость.

Если критик не воспользовался возможностью высказать вам свои замечания заранее и наедине, вряд ли он думает о деле. Если же замечания высказывались и раньше, без свидетелей, значит, критикующий действительно заботится о качестве работы.

Выслушивая критику, постарайтесь не растеряться, даже если замечание произнесено неожиданно. Если вы расстроены, не демонстрируйте это, сначала постарайтесь разобраться.

В случае критического замечания после окончания вашей презентации или выступления поблагодарите оппонента за высказанное мнение, скажите, что вам приятно, что он так серьезно относится к выполненной вами работе, что тема вызывает дискуссию и слушатели имеют свое мнение. Подобная любезность позволит не только сбить с настроя критикующего, но и выиграть время для размышления. Чтобы дать себе время на раздумье, предложите критикующему высказаться по теме шире.

Если вы согласны с замечанием руководителя или коллеги, продемонстрируйте желание и готовность исправить ошибку.

Не стоит критиковать себя еще больше: «Как же я мог так ошибиться», лучше сказать: «Я сожалею о такой досадной ошибке и готов ее исправить».

В случае необоснованной критики спокойно сообщите, что понимаете заинтересованность оппонента, но не согласны с его мнением. Приведите свои аргументы или предложите собеседнику обсудить тему позднее.

В случае нанесения личной обиды не торопитесь переходить к перепалке и отвечать тем же. Спокойным тоном сообщите, что подобные заявления не имеют прямого отношения к производственному вопросу или вам жаль, что собеседник так расстроен.

Личная подпись и факсимиле

Личную подпись, способ росчерка и оформление окончания делового письма можно рассматривать как визитную карточку. В былые времена по росчерку пера и умению расписываться определяли образованность человека.

Лицам, часто подписывающим документы, деловые или рекламные письма, следует уделить особое внимание впечатлению, производимому подписью. Особенно когда весь текст сообщения отпечатан и подпись является единственным рукописным элементом.

Графологи утверждают, что по подписи можно распознать натуру человека. Вид, размер, наклон, аккуратность и сложность подписи выражают не только характер, но и настроение человека, что особенно важно в этикете деловой переписки.

Часто подпись начинается с буквы имени или фамилии и заканчивается коротким горизонтальным или витиеватым штрихом.

Подпись, направленная вверх, характеризует человека темпераментного, настроенного оптимистически или находящегося в приподнятом, трудовом настроении. Ровный росчерк вправо говорит об уравновешенности расписывающегося лица. Подпись, уходящая вниз, подчеркивает неуверенность или неудовлетворенность выполняемой работой.

Штрихи и завитки вокруг первой буквы подписи говорят о самолюбовании, часто в ущерб делу. Сложная первая буква, сопровождаемая коротким росчерком, говорит о замкнутости и скрытности писавшего.

Если начальная буква подписи является незамысловато выписанной первой буквой фамилии, следует предположить, что подписавшее лицо отличают скромность и трудолюбие.

Аккуратное сочетание в подписи начальных букв имени и фамилии говорит об ответственности и деловитости подписавшего.

Творческие люди часто создают подпись, отражающую их неповторимость, однако следует учитывать, что большинство подписей известных поэтов и художников отличает строгость и четкость линий.

Вместо оригинальной подписи в конце письма от имени руководства может быть использована копия-клише подписи – факсимиле. Подобная практика часто применима в крупных компаниях с большим документооборотом, на документах, не требующих оригинальной подписи лица, составившего документ.

Лицам, создающим факсимиле, стоит помнить, что подпись становится отличительным знаком и будет часто использоваться в различных документах.

Использование факсимиле допустимо во время отсутствия руководителя, это делает уполномоченный сотрудник, часто секретарь.

Документы, удостоверенные факсимиле, обладают юридической силой и приравниваются к собственноручно подписанным.

В случае использования факсимиле при подписании договора копия подписи приравнена к оригиналу, если партнер согласен принять подобный вид подписи или сам договор предусматривает возможность подобного подписания документов обеими или одной стороной.

Факсимиле не применяется при выдаче доверенности, в первичной документации, бухгалтерской отчетности. Налоговая инспекция дает специальное разъяснение в официальном письме о невозможности использования факсимиле на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия. Судебная практика запрещает использование факсимиле на векселе, а также на нормативных документах, касающихся проведения аукционов и конкурсов.

Подпись или факсимиле ставится после слов прощания или речевого оборота «С уважением». Важной составляющей подписи на деловом документе является расшифровка полной фамилии и имени подписавшего, а также его должности. В электронном и деловом письме часто указывается название предприятия, от чьего имени выступает сотрудник, и контакты для связи.

Национальные особенности

В деловой культуре национальные особенности в общении с партнерами, клиентами и даже коллегами занимают важное практическое место.

Перед знакомством с партнерами из другой страны обязательно ознакомьтесь с особенностями принятого в этой стране поведения. Особое внимание следует обратить на вопросы общения с женщиной, рукопожатие, вручение подарков, форму обращения.