Делопроизводство для секретаря - Смирнова Елена Станиславовна - Страница 28

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);

• регистрация документов;

• доклад руководителю о полученных документах;

• принятие решения руководителем;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• формирование документов в дела;

• использование документов в справочно-информационной работе;

• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.

Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;

• согласование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

• регистрация документа;

• проверка правильности адресования;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).

Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат;

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.

Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом: