Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе - Баженова Елизавета Викторовна - Страница 25

Настоящим письмом гарантирую…

Оплату гарантируем.

Своевременную и полную оплату гарантирую.

Гарантируем…

Гарантируем, что…

Фирма (название) гарантирует…

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

Оплату гарантируем…

Настоящим гарантируем…

В письме, которое выслано в качестве гарантии оплаты, указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

ПИСЬМА ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

Если вы отправляете письмо за границу иностранному бизнесмену, то писать письмо следует на его родном или английском (как международном) языке. Существуют нюансы, касающиеся написания таких писем. Начнем с названия вашей фирмы, адреса получателя, даты и самого адресата. Поскольку немногие западные люди владеют русским языком и понимают кириллицу, то красивая «шапка» и логотип вашей фирмы не скажут им ровно ничего. А если получатель не поймет, как вы называетесь, то пропадает смысл использовать «шапку». Но и без «шапки» нельзя. Так что поступают двояко: либо имеют бланки, переведенные на английский, либо ниже русского логотипа и названия дается расшифровка на английском языке.

В зарубежном варианте вам совершенно бессмысленно пользоваться привычным русскому человеку исходящим номером письма – такового там не знают (западный мир пользуется датой и темой письма).

Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо посылается. Для европейских стран порядок написания даты таков: день, месяц, год (например, 29-th January 2009). Для США: месяц, день, год (например, January 29, 2009).

Не забудьте указать внутренний адрес (например, Triandos Co., Inc.).

Теперь срочно узнайте, имеет ли ваш адресат какой-то титул, если имеет, то титул указывается перед фамилией (например, dr. Hide). В случае если титула нет, перед фамилией мужчины ставится Mr. (мистер; во множественном числе – Мгs.), перед фамилией женщины – Mrs. (мисс, миссис, во множественном числе – Mmes).

Иногда название фирмы составлено из фамилий владельцев, в этом случае используются особые сокращения – Messers для мужчин и Mesdames (Mmes) для женщин (например: Messers Hide and Jones Ass., или Mesdames Isher and Carder Ass.).

Нередко перед фамилией ставится сокращение от слова внимание (attention): Attn. (Attn. Mr. Hide). Должность адресата указывается после его фамилии: Attn. Mr. Hide, Head of Department, что в переводе на русский звучит как "вниманию господина Хайда, начальника отдела (департамента)".

А далее, если вы состоите с мистером Хайдом в переписке, указывается, что это ответ на его письмо, скажем, от 13 марта 2009 года. Выглядеть эта пометка будет следующим образом: Re.: (Regarding) your letter of March 13, 2009.

Затем, как и в русском аналоге, следует обращение к адресату. В английском языке принято использовать прилагательное Dear, то есть «дорогой», "дорогая", «дорогие». На русском это выглядит немного неформально и легкомысленно, но в западной традиции это практически аналог нашего «уважаемый». Так что можете смело использовать Dear в различных сочетаниях: как в обращении к отдельному лицу (Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Hide, Dear John), так и к группе людей (Dear Sirs, если они европейцы).

Американцы обычно употребляют вместо последнего словосочетания аналог нашего обращения «господа» – Gentlemen. Причем Gentlemen и Dear Sirs используется как обращение и в случае, если ваше письмо адресуется какой-то фирме, а не ее руководителю.

Английский текст письма составляется так же, как и русский. Не забывайте только, что в английской традиции некоторые слова пишутся в письме только с большой буквы. Это: а) имена, адреса, обращения; б) каждое слово названия фирмы; в) каждое слово официального названия должности; г) название объектов переписки.

Есть и еще один отличительный нюанс: нельзя употреблять сокращения модальных и вспомогательных глаголов (это выглядит неуважительно), так что не пишите shan’t или can’t, пишите shall not, can not. Завершите текст вежливым прощанием. Для этого используются обычно две формы: Yours truly или Faithfully. К хорошему знакомому или другу вы можете обратиться как Yours (very) sincerely или Cordially yours.

В самом письме можно пользоваться следующими английскими оборотами.

В начале письма:

Во вступлении и в заключении письма:

В конце письма можно указать следующее (по необходимости):

Если вы вручаете иностранцу визитную карточку, то можете поставить карандашом в левом нижнем углу условное сокращение (вполне понятное для иностранца):

ВСТРЕЧИ С ИНОСТРАННЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Если со своими соотечественниками деловые люди научились как-то находить общий язык, хотя иногда это делается и коряво, и с нарушением правил этикета, то, собираясь принять у себя иностранцев или отправляясь на переговоры в чужую страну, наши неподготовленные деловые люди могут легко ляпнуть то, чего говорить не стоит, или «отмочить» то, что на нашей родине привычно, а на взгляд иностранца, – чудовищно.

Пришлось мне как-то оказаться на деловом мероприятии в прекрасном городе Ростове. Надо сказать, эта встреча зарубежных гостей запомнилась навсегда. Принимал их «свой парень», который, и превратившись в бизнесмена, остался все тем же бывшим трактористом Колькой. Только теперь все называли его Николаем Тимофеевичем, потому как по рангу именоваться Колькой он больше не мог.

И вот в его небольшую фирму должны были приехать гости из Англии. Гостей ожидали с надеждой и нетерпением, поскольку от успешных переговоров зависело будущее фирмы. Для того чтобы не промахнуться, Николай Тимофеевич даже нанял «настоящую» переводчицу из туристического агентства, хотя его сотрудница Катя вполне прилично говорила по-английски. Сам руководитель позволил упаковать себя в невыносимый для него деловой костюм с галстуком. Повариха была отправлена на рынок за "едой для буржуев", а заместителя озадачили закупкой спиртного, потому что какая встреча без него, родимого. К назначенному часу все было готово. Гости деликатно позвонили из Москвы и сообщили, что на встречу подъедут.

И вот она, торжественная минута. Николай Тимофеевич для пущей торжественности выстроил своих сотрудников на улице перед офисом согласно росту. Переводчица упиралась всеми частями тела, но ей впихнули в руки блюдо с хлебом и солонкой. Так что она вдруг оказалась чуть ли не главным действующим лицом кошмара. Как только подъехало такси (что хозяина повергло в ступор – почему такси, а не «ихняя» машина с личным шофером?), переводчицу вытолкали едва не под колеса и она, сгорая от стыда, пошла наперерез англичанам с хлебом, солью и словами приветствия "дорогих зарубежных гостей на многострадальной русской земле" – именно так велел ей приветствовать их хозяин.

Гости не знали, что делать с хлебом, переводчица тоже имела об этом смутное представление, так что она посоветовала отломить по кусочку, а сверху посолить. Как только попробовали посолить, вся соль хлынула из солонки – кто-то забыл привернуть крышку, чтобы можно было переворачивать. Так что теперь англичане стояли, убеленные солью, а Николай Тимофеевич глядел на своих сотрудников зверем.